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Wenn die Akten zu viel Platz einnehmen

News von Repley 1381 Tage zuvor (Redaktion)

Jedes Unternehmen ist rechtlich dazu verpflichtet, gewisse Geschäftsdaten über einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Einige dieser Daten müssen in Papierform vorhanden sein. Besonders bei großen Unternehmen können Akten damit zu einer Plage werden.

Sie nehmen viel Platz ein, und das heraussuchen eines ganz bestimmten Schriftstückes kann zu einer stundenlangen Suche werden, wenn man kein Archivierungs- oder Ordnungssystem hat, nachdem man die Ordner einlagert. Die Datenträgerarchivierung kostet also Geld, in Form von Miete für den Platz der Lagerung, sowie Zeit, die Mitarbeiter mit dem Suchen von einzelnen Daten verbringen.

Die Lösung ist externe Datenträgerarchivierung! Unternehmen haben diese Marktlücke erkannt und haben sich auf die Archivierung der Datenträger anderer Firmen spezialisiert. Gelagert werden aber nicht nur Akten, sondern auch Video- oder Tonmaterial und andere Arten von Datenträgern.

Diese werden in Hochsicherheitsarchiven gelagert. Dort haben sie einen festen Platz, sodass sie bei Bedarf schnell gefunden werden können. Aber nicht nur das Lagern gehört zum Service der Datenträgerarchivierungsfirmen, sondern ebenso das Abholen sowie Zurückbringen der Akten oder Datenträger. Auf Wunsch können Akten auch eingescannt werden. Der Besitzer bekommt dann eine elektronische Kopie der Daten und kann auf den Inhalt der Akten somit jederzeit zugreifen, ohne den Zeitaufwand die Akten zu finden und zu transportieren.

Bei der Wahl des richtigen Hochsicherheitsarchives sollten Sie auf einige Merkmale der Gebäude achten. Es sollte über Branderkennungs- sowie Brandbekämpfungssysteme verfügen, mit gasförmigen Löschmitteln, damit Akten nicht zerstört werden. Zutritt sollte nur nach positiver Übereinstimmung mit mehreren Sicherheitsstufen und automatischen Erkennungssystemen gestattet werden. Die Nachweisketten sollten lückenlos sein und protokolliert werden damit sie eindeutig nachvollziehbar sind und der Zugriff auf Datenträger jederzeit zurückverfolgt werden kann.

Bei der Entscheidung, ob eine externe Datenträgerarchivierung für Sie und Ihre Firma in Frage kommt, sollten Sie genau abwägen, welche Dienstleistungen Sie benötigen und ob die Kosten sich rentieren. Nicht für jede Art von Unternehmen ist diese Art der Archivierung profitabel. 




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